Also. Aus Erfahrung gebe ich dir folgenden Rat:
Du bist die Threaderstellerin, also bestimmst du auch das Meiste. Heißt: Du bestimmst, bis wann die Abstimmung läuft, du bestimmst das genaue Datum (im Zweifel auch gegen den Mehrheitsbeschluss für Platz zwei der Abstimmung oder so) und du bestimmst Uhrzeit und Ort.
Hört sich vllt blöd an, ist aber so.

Solltest du keine gescheiten Ideen für einen Ort zum Treffen haben, kann und wird dir hier geholfen werden.
Die weitere Erfahrung zeigt: geeignet ist ein Ort dann, wenn es da a) was zu essen und b) was zu trinken gibt. Es sei denn, dass man sich schon so lange und die Gruppenkonstellation kennt, dass man direkt eine geeignete Kneipe o.ä. im Visier hat, wo man den Part mit dem Essen wegfallen lässt und sofort zum Trinken übergeht.
Willkommen ist grundsätzlich und immer jeder - egal ob Kölner oder jeden, der aus nah oder fern anreisen möchte (Besuch aus Braunschweig und Schweiz ist hier ja schon mal durchaus möglich bzw. angekündigt) - egal ob neu oder alt. Als Neuer sollte man sich ganz ausdrücklich nicht davon abschrecken lassen, dass es da schon einige Menschen gibt, die sich offensichtlich schon besser oder länger kennen. Jeder ist mal irgendwann "neu" dazu gestoßen und hatte evtl ein wenig Bammel am Anfang (ich bin das aller beste Beispiel dafür *hrhr). Keiner beißt und mehr als relativ früh wieder aufstehen und gehen kann man ja nicht, falls es einem nicht gefällt.
Und wie gesagt: keine Scheu vor Entscheidungen, allen kann man es eh nie recht machen!